Event Supervisor Cum Admin

Job description

TRÁCH NHIỆM CHÍNH (KPI)

KEY RESPONSIBILITIES

-Đảm bảo việc tổ chức các hoạt động của học sinh theo từng cấp lớp theo đúng kế hoạch đã được duyệt, đảm bảo chuẩn mực/yêu cầu về chất lượng.

Ensure the organization of student activities for each grade level according to the approved plan, quality standards/requirements.

- Thực hiện hiệu quả các hoạt động sự kiện học thuật, thể thao, năng khiếu và các dự án dành cho học sinh nhằm xây dựng hình ảnh hệ thống thương hiệu theo định hướng điều hành, gia tăng nhận biết thương hiệu VAS.

Effectively implement academic, sports, talent events and projects for students to build the image of an executive-oriented brand system and increase VAS brand awareness.

- Thực hiện hiệu quả, đảm bảo thời gian, chất lượng và ngân sách theo yêu cầu các sự kiện của toàn hệ thống VAS: các chuyến du lịch và tiệc dành cho nhân viên/cấp quản lý,….

Effectively implement, ensure time, quality and budget as required of the events of VAS system: trips and parties for employees/management.

- Thực hiện hiệu quả các hoạt động sự kiện tuyển sinh, đảm bảo thời gian, chất lượng và ngân sách theo yêu cầu.

Effectively implement the enrollment event activities, ensure time, quality and budget as required.

- Quản lý thời gian và hoàn tất mọi thủ tục thanh toán đúng thời hạn và yêu cầu.

Time and approved budget management for projects in charge.

CHI TIẾT CÔNG VIỆC

WORK DETAILS

1. Hoạt động dã ngoại học sinh

Extracurricular activities for students

- Dựa vào kế hoạch hoạt động dã ngoại của năm học trong các cấp lớp, chủ động đề xuất kế hoạch thực hiện và ngân sách dựa theo tiêu chí của Ban Giám Đốc đề ra, sự đóng góp ý kiến từ cấp trên và các chuẩn mực/yêu cầu về chất lượng chương trình của Công ty.

Based on the school year's extracurricular activities plan for all grade levels, proactively propose implementation plans and budgets based on the criteria set by the Board of Directors, input from managers and quality standards/requirements of the Company.

- Cập nhật thường xuyên các dịch vụ giải trí, các khu vui chơi phù hợp với học sinh trong hệ thống để thường xuyên điều chỉnh, cập nhật và làm mới chương trình hoạt động.

Regularly update entertainment services and play areas suitable for students in the system to regularly adjust, update and refresh activity programs.

- Quản lý ngân sách theo sự phê duyệt của Ban Giám Đốc và hoàn tất mọi thủ tục thanh toán đúng thời hạn

Manage the budget as approved by the Board of Directors and complete all payment procedures on time.

- Làm việc sâu sát với các cơ sở về công tác tổ chức, sắp xếp học sinh, khảo sát, đi cùng học sinh cho các hoạt động dã ngoại trong năm học và khóa Hè.

Work closely with campuses on organization, student arrangement, surveys, and accompanying students for trips during the school year and summer course.

2. Tổ chức sự kiện / hội thảo tuyển sinh

Event organization / admissions seminars

- Đề xuất, lập kế hoạch và thực hiện hiệu quả các sự kiện học thuật, thể thao, năng khiếu và các dự án, hội thảo cho học sinh, phụ huynh của hệ thống nhằm gia tăng giá trị thương hiệu và thu hút phụ huynh, học sinh mới

Propose, plan, and effectively implement academic, sports, talent events and projects, seminars for students and parents of the system to increase brand value and attract new parents and students.

- Điều phối với các phòng ban liên quan và tổ chức thành công các sự kiện, hội thảo tuyển sinh

Coordinate with relevant departments and successfully organize enrollment events and seminars

3. Tổ chức các sự kiện hệ thống / System events organization

- Đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao đối với các sự kiện của toàn hệ thống VAS: các chuyến du lịch và tiệc dành cho nhân viên/cấp quản lý,….

Effectively implement of assigned tasks of the events of VAS system: trips and parties for employees /management

- Chủ động phối hợp, hỗ trợ kịp thời cấp trên và đồng nghiệp để chương trình thành công, giảm thiểu tối đa các rủi ro khi chương trình diễn ra.

Proactively coordinate and promptly support managers and colleagues to make the event successful and minimize risks when the event takes place.

4. Hành chính/ Administration

- Quản lý thời gian và ngân sách được duyệt cho các dự án phụ trách.

Time and approved budget management for projects in charge

- Làm việc và quản lý các đối tác có liên quan

Work with and manage relevant partners

- Theo dõi, đánh giá, báo cáo tình hình và kết quả thực hiện hàng tháng, hàng quý, hàng năm

Monitor, evaluate, report the situation and results monthly, quarterly and yearly

- Thực hiện chính xác và hiệu quả công tác báo cáo ngân sách, hoạt động hành chính nội bộ

Exactly and effectively implement budget report and internal administrative activities

- Thực hiện công việc khác theo sự phân công của quản lý

Perform other tasks as assigned

QUYỀN HẠN

AUTHORITIES

- Được chủ động phối hợp với các thành viên trong nhóm và các phòng ban khác để hoàn thành công việc

Actively coordinating with team members and other departments for work completion

- Tham gia các công tác quản lý hình ảnh của nhà trường trong tất cả các hoạt động thuộc dự án phụ trách.

Participating in school image management in all activities under the project in charge

- Chủ động tìm kiếm và đề xuất đối tác liên quan đến công việc.

Actively seeking and proposing work-related partners

- Tham gia các khóa đào tạo, các hội thảo liên quan đến truyền thông và tiếp thị.

Participating in training courses, seminars related to communication and marketing.

Job requirements

A. Yêu cầu chung/ General Requirements

- Giới tính : Nam/Nữ

Gender Male/Female

- Tuổi : Trên 25

Age 25+ years-old

- Bằng cấp : Đại học

Qualification Bachelor’s Degree

- Chuyên môn : Chuyên ngành liên quan: Marketing, Quảng cáo, Tổ chức sự kiện, Kinh tế

Major Related majors: Marketing, Advertising, Event, Economics

- Kinh nghiệm : Trên 2 năm

Experience Over 2 years of experience

- Trình độ Anh văn : Giao tiếp tốt, đọc và viết tốt

English skills Good communication, reading and writing

- Trình độ Vi tính : Sử dụng thành thạo Power Point, Word, Excel,

Office level Proficiency in Power Point, Word, Excel

- Ưu tiên : Có kinh nghiệm ở vị trí tương đương trong lĩnh vực giáo dục, dịch vụ, có kinh nghiệm làm tại các công ty marketing agency

Priority Experience in an equivalent position in education, services, having experience in marketing agencies

B. Yêu cầu về kỹ năng/ Skill requirements

- Kỹ năng giao tiếp, thiết lập mối quan hệ tốt

Good communication skills and relationships

- Kỹ năng giải quyết vấn đề

Problem-solving skills

- Kỹ năng làm việc nhóm

Team working

- Kỹ năng quản lý dự án, quản lý thời gian

Project management skills, time management

- Kỹ năng trình bày

Presentation skills

C. Yêu cầu về thái độ/ Attitude requirements

- Nhiệt tình, ham học hỏi

Enthusiastic, eager to learn

- Hòa hã với mọi người

Affability

- Kiên nhẫn, trung thực

Patient, honest

- Hoạt bát, năng động

Proactive, dynamic

D. Benefits/ Phúc lợi:

- Bảo hiểm bắt buộc (HI, SI, UI) và Thuế cá nhân do VAS chi trả

Compulsory Insurance (HI, SI, UI) and Personal Tax are covered by VAS.

- Thưởng lương tháng 13, thưởng theo năng lực

13th monthly salary and KPIs bonus

- Ăn trưa tại trường, quà tết

Lunch at school, Tet gift, ….

- Giảm 50% học phí cho 2 con ruột ( các phí khác như tiền ăn,tiền xe, tiền sách, tiền đồng phục, phí đi dã ngoại.. đóng theo quy định)

Staff will get 50% discount of tuition for 2 children (other fees such as meal fee, school bus fee, expenses for textbooks, uniforms, extra curricula activities, entrance test fee,… are still applied as stipulated)

- Team-building, tham quan du lịch hàng năm, 20/11,…

Annual Company trip, Team building..

- Có cơ hội được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp.

Working in professional environment

Competitive Analysis

VietnamWorks AI

• What percentage are you suitable for this position?

• What is your ranking compared to other applicants?

• What is the market salary for similar positions?

• Is the demand for this position on the market high or low?

Price

29.000đ / time

What We Can Offer

Bonus

13th monthly salary and KPIs bonus

Healthcare Plan

Compulsory Insurance (HI, SI, UI) and Personal Tax are covered by VAS.

Canteen

Lunch at school, Tet gift, ….

Job Information

POSTED DATE

20/06/2025

JOB LEVEL

Experienced (non-manager)

JOB FUNCTION

Marketing, Advertising/Communications > Event Management

SKILL

English, Tổ Chức Sự Kiện, Thanh Toán, Kinh Tế

JOB INDUSTRY

Education/Training

PREFERRED LANGUAGE

English

YEAR OF EXPERIENCE

3

NATIONALITY

Not shown